Lavorare in modo organizzato? Si può seguendo queste 8 fasi

Lavorare in modo organizzato è indispensabile per portare a ternime i propri progetti.

Il lavoro, a volte, può essere molto frenetico. Corri di qua, di là, fai commissioni. Ti chiamano in continuazione e alla fine della giornata hai l’impressione di non aver concluso niente.

Con un po’ di sforzo iniziale, puoi rendere il tuo lavoro più organizzato.

Se hai voglia di recarti tutti i giorni in un ambiente bello da vedere, chiaro, e ti piacerebbe sentirti più leggero per quanto riguarda i tuoi impegni, allora prosegui con la lettura.

IL DECLUTTERING

Volente o nolente, la prima cosa da fare è quella di sistemare tutto il nostro ambiente.

Dunque ti dovrai rimboccare le maniche e seguire un metodo per fare in modo che alla fine del decluttering ogni singola cosa sia al suo posto.

Prima di incominciare, dovrai assegnare ad ogni oggetto nella tua stanza, o ogni oggetto di cui sei responsabile che si trova in altre stanze, la propria categoria. Meno categorie ci sono, meglio è.

Le categorie più comuni sono:

• Indumenti da lavoro
• Cancelleria
• Materiale per pulizia
• Documenti
• Libri

E poi ci saranno altre categorie a seconda del lavoro che svolgi, ad esempio io stampo etichette e quindi

• Etichette

sarà una delle mie categorie poiché, in diverse forme, sono presenti anche nel mio ufficio e hanno bisogno di una sistemata.

1^a FASE: L’ACCUMULO

Passiamo all’azione. Libera completamente una grande scrivania, e posizionaci tutti gli oggetti di una categoria.

Se ad esempio incominci con gli indumenti da lavoro, sulla scrivania dovrà essere presente ogni cosa che minimamente può essere ricondotta a questa categoria: grembiuli, scarpe antinfortunistica, cuffie, tappi per le orecchie. Tutto ciò che è indossabile, praticamente.

2^a FASE: LO SCARTO

Prendi una grande busta e butta il più possibile.

Se sei indeciso significa che puoi buttare. Se un indumento non ti ricordavi nemmeno di averlo, allora buttalo. Se ha bisogno di essere aggiustato da più di sei mesi, allora buttalo. La regola generale è che dovrai buttare almeno un terzo di tutto quello che hai accumulato, se non di più.

3^a FASE: IL POSIZIONAMENTO

Decidi quale sarà il posto di ogni singola cosa che ancora è sulla scrivania e mettila in un posto ben preciso che da quel momento sarà il suo.

Dunque, ogni sottocategoria (es: mascherine) avrà la propria collocazione da questo momento e per sempre.

Regole per la fase di decluttering

• Dedicati ad una categoria per volta e non cominciarne una nuova se non avrai prima collocato ogni singolo oggetto della categoria precedente.
• Nella fase di accumulo, non tralasciare niente, e non incominciare a mettere a posto prima di aver fatto lo scarto. Questo è molto importante, se non seguirai questo consiglio, probabilmente ti ritroverai con più casino di quando hai incominciato!
• Quando sei nella fase di scarto, cerca più che puoi di differenziare i rifiuti. Butta ogni materiale nel giusto contenitore, ad esempio la carta, la plastica, i rifiuti speciali. Se non ce li hai già, procurati dei bidoni per la raccolta differenziata da usare da qui in avanti.
• Prima di riposizionare gli oggetti, approfitta per dare una bella pulita al loro posto. Ad esempio se metterai i libri su una mensola, spolverala per bene prima.

Potranno volerci più giorni per completare questa fase, e, se lo fai per la prima volta, potrà volerci più di una settimana. Cerca di non scoraggiarti, tieni sempre a mente il risultato finale, ovvero quello di lavorare in un ambiente pulito e ordinato, che ti farà sentire moooolto più leggero!

GLI IMPEGNI

Ora che hai messo ordine nel tuo ambiente, non ti senti già più fresco?

Proseguiamo quindi con i tuoi impegni di lavoro. Prima, però, dovrai procurarti

• un calendario portatile.

Il calendario (o l’agenda, purché segni i giorni) è uno strumento fondamentale per ogni tipo di lavoro. Una domanda che può sorgere è: devo avere un calendario specifico per il lavoro e uno personale? La mia risposta è: dipende.

Se hai un lavoro tendente all’autonomo, senza orari precisi, allora è utile integrare il calendario lavorativo con quello personale. Questo perché vorrai aver presente che giovedì mattina hai l’appuntamento con l’estetista prima di fissare un importante incontro di lavoro alla stessa ora!

Se invece hai degli orari lavorativi rigidi, allora puoi separare i calendari perché sicuramente le varie commissioni non combaceranno mai.

4^a FASE: LA LISTA SVUOTA MENTE

Prendi un foglio bianco e comincia a scrivere tutti gli impegni che ti vengono in mente.

Tutti proprio tutti. Se non ti basta un foglio, prendine un altro.

In questa fase, non essere frettoloso, prenditi tutto il tempo che ti serve, puoi metterci anche un giorno intero, non importa. L’importante è avere alla fine una lista esaustiva di tutti gli impegni che ti ronzano in mente e di tutte le preoccupazioni.

5^a FASE: COLLOCAZIONE DEGLI IMPEGNI

Solo quando avrai completato la tua lista, parti leggendo, ad uno ad uno, ogni impegno e scegli di collocarlo

• tra le cose che puoi fare in meno di tre minuti.

In questo caso, esegui subito il compito e depennalo dalla lista;

• nella lista dei progetti

La lista dei progetti conterrà tutti quegli impegni che ti sei presa e che necessitano di molto tempo per essere terminati. Sono progetti che si possono dividere in microattività.

• sul calendario

Se ha una scadenza o una data ben precisa, segna l’impegno sul calendario.

IL MANTENIMENTO

Vediamo adesso come organizzare le tue giornate in modo tale da essere sempre al passo e libero dal caos.

6^a FASE: L’ORA SACRA

Anche nel lavoro, sono sicura che tu abbia un obiettivo ben preciso. Forse è fare un salto di carriera, forse è preparare una presentazione che lasci i tuoi capi a bocca aperta, forse è imparare una skill ben precisa. Non sottovalutare l’importanza di dedicare almeno un’ora del tuo lavoro ai tuoi obiettivi.

Scegli adesso un intervallo temporale, di almeno un’ora, che sarà la tua ora sacra. L’ora in cui, cascasse il mondo, tu sarai impegnato in questa attività.

Meglio la prima ora di mattina, ma non sempre è possibile. Scegli un’ora in cui c’è poco movimento.

7^a FASE: LE MICROATTIVITA’

Eccoci al lavoro vero e proprio. Prendi la tua lista di progetti e scegli i due più urgenti. Non più di due alla volta.

Per ognuno di questi progetti scrivi un obiettivo specifico. Deve essere un obiettivo concreto cioè, ad esempio, non “l’analisi dei dati” ma “presentazione powerpoint sull’analisi dei dati”. Questo perché, nel momento in cui hai finito, devi sapere di aver finito. Sembra strano, ma a volte è difficile capire a cosa stiamo lavorando e quando possiamo ritenerci soddisfatti.

Poi suddividi il progetto in microattività corrispondenti ai singoli step che ti serviranno per raggiungere l’obiettivo. Anche le microattività devono essere concrete e misurabili.

Ogni giorno, la prima cosa che farai, sarà decidere quale microattività terminare entro la fine della giornata lavorativa. Non scrivere 15 microattività al giorno. Scrivine solo una per progetto e concentrati su quella, costi quel che costi! Meglio finire una microattività che vagare alla cieca in un intero progetto.

Ricordati di dedicarti a solo due progetti per volta, gli altri non li elaborare nemmeno finché non finirai quelli che stai svolgendo.

8^a FASE: L’ATTACCAPANNI

Prima di chiudere la tua giornata lavorativa, appendi tutti i tuoi problemi e i tuoi impegni in sospeso all’attaccapanni… Che significa?

Che prima di andare a casa, devi mettere nero su bianco tutti quegli impegni che non sei riuscito a finire nella giornata corrente e tutte le preoccupazioni che ti affliggono. Lascia il foglio sulla tua scrivania. Esso custodirà tutte le tue idee fino a domani.

Il giorno dopo, rileggi questo “attaccapanni” e, in base a questo, decidi le microattività di competenza della giornata.

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That’s it.

8 fasi, lo ammetto sono impegnative, ma in pochissimo tempo ti sembrerà di essere molto più leggero, quasi non vedrai l’ora di andare al lavoro.

Fammi sapere come va, e, se vuoi, puoi darmi dei consigli personali. Tu, ad esempio, segui un altro tipo di routine? Hai altre idee che secondo te possono migliorare l’organizzazione del lavoro? Scrivimelo qui sotto.

Spero che migliorerai il tuo lavoro grazie a questo articolo e ti auguro un animo leggero e ordinato.

Marilena